Luego que ya tenemos un título, seleccionamos la opción de definición de estados financieros, ubicada en el menú de mantenimientos iniciales del módulo de contabilidad. Luego de elegir esta opción, procedemos a llenar los datos de la pantalla como comentamos a continuación.
La filosofía de esta pantalla es que cuando vemos el estado financiero que se desea crear, por cada grupo que se desea tener en el reporte, debe crearse aquí para cada título definido.
1. Se debe asignar un número, que es en el orden en el que el reporte lo va a mostrar cuando se haga la impresión.
2. Se debe poner una descripción, que es con la que el reporte va a iniciar ese grupo (Titulo del grupo).
3. Se debe asignar una descripción Tot., que es con la que el reporte va a finalizar ese grupo y le va a servir de para los totales.
4. También debe seleccionarse un grupo de cuenta, que permitirá al programa validar las cuentas que se colocan dentro del grupo.
En cuanto al detalle de las cuentas, se deben colocar aquí la lista de cuentas que cumple con este grupo para el reporte, de acuerdo con las especificaciones del personal contable.
1. La secuencia es un número que permite ordenar las cuentas para presentarlas en el reporte, posee decimales debido a que, si nos olvidamos de poner o queremos introducir una cuenta nueva, no tener que renumerar todas las anteriores.
2. La cuenta contable, es la pieza mas importante en este tema, debe seleccionarse la que se entienda trae el balance al periodo que deseamos ejecutar el estado. En el caso de usar Tipo de Cuenta (Programa) debemos seleccionar una cuenta común a todos y el reporte se encargará de calcular el balance utilizando todas las cuentas auxiliares que pertenezcan a ella y que sean del mismo tipo de cuenta (Programa).
3. La operación determina como se va a comportar el reporte con el balance que trae de esta cuenta con respecto al total, si va a sumar o va a restar.
4. Descripción de la cuenta que se ha seleccionado. Cabe aclarar que puede cambiarse por una deseada para el reporte, sin afectar la descripción original de la cuenta.
5. Condición, en la mayor parte de los casos es DET = Detalle, pero la leyenda en la pantalla indica las demás opciones.
6. El No. Tit. Depende de la opción anterior.
7. Imprimir, en el caso de S representa SI, provocando que la cuenta se imprima en el reporte, de lo contario N representa NO, lo que hace que no se imprime, pero se utiliza para el calculo del total del grupo asociado.